ビジネスマナー

2017/09/11

はじめに

心すること
ビジネスマナーの背景にあるのは相手のことを敬うという気持ち。
相手を敬い、ルールを守ることで好感をもたれる。
相手に不快な思いをさせないよう必要最低限のマナーはきちんと身に付ける。

営業マナーを知っておくメリット
マナーを知っていることでおどおどせず落ち着いていられる。

訪問のマナー

入る時
・訪問先の会社に入る前にコートや上着を脱ぐ。
・部屋に入るときのノックは3回。

座る場所
・上座の位置は入り口から遠い席出入り口の近くの下座にすわる。
・訪問先では「どうぞ」と言われてから着席する。
・カバンは自分の足元に置く。

待つ時
・担当者が入ってきたときにはすぐ立ってお辞儀をする。
・すわるようにすすめられたらすわる。
・初対面の場合は名刺を交換する。

名刺交換

ビジネスの場面では「名刺交換」は避けては通れないもの。
名刺交換をまともに出来ないとこの人とは安心して商談出来ない、頼りないなぁと足元を見られることにもなりかねません。
何度か名刺交換をしているうちに体に染みこんできます。

ビジネスマンにとって名刺は「顔」
相手の名刺を、相手自身と同じように丁寧に取り扱う。

名刺をいつでも取り出せるように持ち歩く
基本的には上着の内ポケットに用意しておく。
待っている間に、名刺入れを出しておく。
名あらかじめ鞄の取り出しやすい場所に入れておく。
手に持っておく。

名刺を交換するタイミング
名刺交換するタイミングは会った直後が基本です。
また、先方へ訪問して応接室などへ案内されるような場合には、落ち着く場所に着いてから。
座って待機していた場合、相手の姿が見えたらすぐに立ち上がって出迎えます。
そして最初の挨拶を交わした後、相手との間合いを計りながら、名刺交換をしやすい距離に調整しましょう。
相手が名刺を差し出す準備ができていない場合は、相手の準備が整うまでは、こちらも名刺を差し出さずに待機しておくようにしましょう。

渡し方
・立っておこなう。
・名刺を交換しやすい位置に立つ
・名刺は両手でもらう
・2人同時に名刺を交換することになったら右手で名刺を渡してから左手で店舗の名刺を受け取ります受け取ったらすぐに右手を添えます
・名刺は胸の位置に持ち■と申しますと言う

順番
先方あるいは目上の人のほうから先に名刺をわたされた場合は「申し遅れました」と一言添える

名刺は目下の人から先に出す
名刺は下の立場の人から上の立場の人に先に出すのが基本です。
通常は訪問者が先に出すことになります。
目下あるいは訪問者の方から相手に近づき先に名刺を出します。
同時に名刺を出してしまった場合、目上の相手より先に名刺を受け取らない

訪問者側から名刺を差し出す
上司などが同行している場合には、自分よりまず上司から名刺交換を始めます。

名刺交換は役職の高い方から渡す
お互いに同時に名刺を差し出している場合は、お互い右手で差出し、左手で受け取ります。
受け取ったら、すぐに右手を添えるようにします。
相手の名刺を受け取ったら、「頂戴いたします。よろしくお願いいたします」と答えます。
ただし、こうして会話を交わす時も、基本的に名刺は胸より上の高さでキープしてください。

もらった名刺
・名刺はいわばその人の、顔大切に扱う
・名前を確認したら名刺入れにしまう
・交換した後は、机の上に相手のを出しておく
・ポケットに入れるのは失礼

ビジネスにおける目上・目下
お金を出す(お願いをされている)側が目上
お金を貰う(お願いをしている)側が目下
となります。
つまり何らかの営業活動をする上では、名刺は常に自分から先に差し出すことになります。
営業関係以外の場合では、地位が高い人より低い人、訪問先より訪問者のほうが目下になると覚えておきましょう。

訪問者→目上の方の順
名刺は「目下の者」から差し出すのがマナーです。
ここでいう「目下の者」とは、ビジネスでは「お金をいただく」「お仕事をいただく」立場にある者

一度に複数の人と名刺交換
あらかじめ、大体の人数分の名刺を名刺入れから取り出しておき、名刺・名刺入れの順に上から重ねて手に持っておきます。
名刺は受け取ったら、名刺入れの下にある指で挟みます。
上司に同行した際は、上司同士の交換が始まったら、部下同士が交換しはじめます。
その後、お互いの部下と上司同士が交換します。

複数で名刺交換をする場合
その中で一番格上の人から名刺を渡しにいくのがマナーです。
例えば、営業部長と新入社員が2人で顧客に営業訪問したとします。
この場合、まず営業側から相手に名刺を渡しますが、その際は、営業側の中で新人より立場の高い部長が、先方の立場の高い者と名刺交換します。
相手が何名かいて、すぐには全員の名前を覚えられないときは、机の上に、相手が座っている順番に並べると顔と名前が一致して、覚えやすくなります。
複数枚交換した場合は、相手の着席順に並べましょう。
その際、交換した名刺を「名刺入れ」に載せるのは、相手方の立場の高い人の名刺にします。

渡し方
名刺交換は両手が基本ですが、同時交換の場合には片手で差し出し、反対側の手で相手の名刺を受け取る形になります。
自分の名刺を両手で持ち相手の胸の高さに差し出す。
この時に相手も同様に名刺を差し出してきた場合に、同時交換する形になります。
両手で差し出していた自分の名刺を右手で差し出し、左手で相手の名刺を受け取る。
この時に、左手に自分の名刺入れを持ったままにして、名刺入れの上に相手の名刺を乗せて受け取ります。
相手が自分の名刺を受け取ったら、右手を相手の名刺に移動し両手でしっかりと受け取る。
相手が差し出した名刺の高さより、低い位置で名刺を差し出す
特に目上の方から名刺を受け取る際は、「謙虚さ」を出すことが大切です。
受け取るときは、低い位置で両手で受け取る
名刺入れを取り出し、胸の高さの位置で持ちます。
名刺交換は双方が立ち、机を挟まずに行います。
机を挟んで名刺を渡さないよう、相手の側へ移動します。
そして、名刺を胸の高さで持ち、両手を使い、「名刺の表面」を向けて差し出します。
この時、相手が差し出した名刺の高さよりも低い位置で差し出すことで、謙虚さを表すことができます。
名刺を片手で持ち、もう片方を添えながら、相手に正面を向けて差し出します。
このとき社名・部署名・フルネームを次のように名乗ります。
相手が差し出した名刺の高さよりも低い位置で差し出すことで、謙虚さを表すことができます。
自分が名刺入れを探している間に、先方がすでに名刺を差し出しているようだったら、お待たせしないように「頂戴します」と言って、いったん名刺を受け取り、その後、「申し遅れました」といって自分の名刺を差し出しましょう。

社名・部署名・フルネームを名乗る
相手の名刺は両手で受け取る
相手の名刺を受け取る時には「頂戴いたします。よろしくお願い致します。」と言葉を添えながら両手で受け取ります。
名刺交換をする場合は必ず立って行う

注意
テーブル越しの名刺交換もNG行為
テーブルを回り込んで、相手の真正面に立って交換するようにします。

名刺は腰より下で出し入れしてはいけません。

名刺を同時に差し出して交換する場合、相手に片手で名刺を差し出し、片手で相手の名刺を受け取ります。
名刺を受け取ったら、すぐにもう一方の手を添えて両手で持ちましょう。

名刺を渡す際は「社名・部署名・フルネーム」をはっきりと名乗ります。
そして、名刺をもらう際は、「頂戴いたします」と述べます。
ちなみに、お互いに名刺を差し出すといった同時交換のときは、例外としてお互い名刺を片手で持って相手に差し出します。
このとき、右手で名刺を差し出し、左手で相手の名刺を受け取ります。
お互いの目を見ながら、「社名・部署名・フルネーム」を名乗った後、「どうぞよろしくお願い申し上げます」と言いながら、名刺を「相手の名刺入れの上」に乗せましょう。

名刺を渡す位置
一般には、訪問者側が相手より下に名刺を差し出します。
ただし相手がさらに下から差し出してきた場合、「いやいや」とどんどん下に下がっていくのはNG!
その場合には、相手を同じ程度の位置に調整して交換しましょう。
交互に名刺を交換する場合には、訪問者から先に名刺を渡します。
名刺入れの上に名刺を乗せ、ゆっくりと両手で差し出してください。
その後、相手の名刺も同様に両手で受け取ります。
目下のほうから先に「○○社の△△と申します」と社名と名前を名乗り、軽くお辞儀をしてから名刺交換を始めましょう。
名刺は胸の高さで持ち、両手で手渡すようにします。名刺の向きは、文字が相手から見て読みやすい向きとしてください。

名刺を受け取る
名刺を受け取るときも、黙って受け取ってはいけません。
「頂戴いたします」と言いながら、必ず両手で受け取ってください。
相手の会社のロゴや氏名などに自分の指がかからないように注意も必要です。
受け取った後は、胸の高さより下におろさないようにしてください。
相手の前で名刺を見るときも、自分の胸より高い位置で見るようにしましょう。そして、「○○様ですね」と相手の名前を名刺を見ながら復唱し、確認しましょう。読み方が分からなければ、このタイミングで聞いておく分には失礼にはあたりません。
受け取った名刺をすぐに名刺入れにしまったり、テーブルに置いたりすると、あまり印象が良くありません。

受け取ったら
名前などを確認したら名刺入れに違います
階段や商談の際に複数から名刺をいただいたときにはテーブルの上に名刺を並べておいても失礼に当たりません

相手が1人の場合、名刺は名刺入れの上に置きましょう。
自分から見て左側に置くのがマナーです。
もし相手が複数の場合、役職者など立場が上の方の名刺を名刺入れに乗せ、他の名刺はテーブルの上へ。
相手の人数が少なければ、自分から見た座席位置に沿って置くと良いでしょう。人数が多い場合には幅をとってしまうので、名刺入れを一番奥へ置き、役職などに応じて縦に並べます。
そんなときは名刺入れに名刺を置かず、すべての名刺をテーブルに置きましょう。置く順番は、自分から見た相手の座席位置に沿います。

名刺交換のNG

* 受け取る時、相手の会社のロゴの上に指を置く
* 折れ曲がっている名刺、汚れている名刺を渡す
* 先方から出された名刺を片手で受け取る
* 先方から受け取った名刺の裏をメモ代わりに使う
* 名刺をテーブル越しに渡す
相手がいる目の前でポケットなどに入れるのは失礼に当たる

名刺はすぐに名刺入れにしまわない
受け取った名刺はすぐに名刺入れにしまわず、名刺入れの上に乗せる形でテーブルの上に置いておきます。
名刺入れの上に併せて持ち、テーブルがある応接室などの場合は、椅子に座った後にテーブルの上に名刺入れ、名刺の順に積み重ねておきます。

自分から見て左斜め前に相手の名刺を置きます。
1対1の名刺交換であれば、テーブルの上には直接置かず、自分の名刺入れの上に載せます。
複数の人と名刺交換をした場合には、役職の一番高い人の名刺を名刺入れの上に載せ、その他の人の名刺はテーブルの上に載せます。
多人数の場合は、名刺入れの上には名刺を置かず、すべての名刺をテーブルに並べましょう。
順番も役職順ではなく、(自分から見た)相手の座席順に並べるのがよいでしょう。
テーブル上に書類などが広がっており、名刺を置くスペースがない場合は、軽く一礼してから名刺入れにしまうようにしましょう。
名刺をしまう

複数の人と名刺を交換する場合
最初の相手から名刺を受け取った後、次の相手との名刺交換を始める前に、最初の相手の名刺は名刺入れのフタや下に移動させてください。
名刺入れの上で複数の人の名刺を重ねないようにしましょう。

名刺を同時に交換する場合
名刺交換の際に起こりがちなのが、「自分が先に名刺を受け取ると、相手を目下とみていることになってしまう。」という考えから、なかなかお互いが名刺を受け取らないという状況になってしまうことです。
それを避けるため、最近では名刺を同時に交換するほうが主流となってきました。
その場合の手順は以下のようになります。
1. 胸の前で、名刺入れを枕にして、両手で名刺を持ちます。
2. 自分の名刺を右手で差し出し、相手の名刺入れにのせてください。同時に、左手で相手の名刺を、自分の名刺入れの上にのせて受け取ってください。(お互い右手で差し出し、左手で名刺入れの上で受けとる形になります。)
3. 相手が左手でこちらの名刺を持ったら、自分の空いた右手を相手の名刺に添えてください。これで相手の名刺を両手でいただいている形になります。そしてそのまま自分の胸の前に引き寄せてください。

名刺をしまうタイミング
その場の雰囲気によって判断します。
基本的に、「相手の名前を覚えるまで」ですが、大体の場合、テーブルに置いた名刺を名刺入れにしまう動作は、打ち合わせや商談がそろそろ終わるという時の合図になります。
名刺をしまうタイミングは周りの人に合わせておけば間違いないでしょう。

こんな時

名刺がない
名刺を忘れてしまったら「申し訳ございません。
ただ今、名刺を切らしておりまして……」と言ってお詫びします。

相手から先に名刺を渡されてしまった
慌てるのではなく、「お先に頂き、恐れ入ります」などと告げて、すぐに自分の名刺を渡してください。

相手に先に名刺を差し出された場合
目上の人から先に差し出された場合は「申し遅れました」と言ってすぐに自分の名刺を差し出すようにしてください。
そのとき、相手が差し出した名刺の高さよりも低い位置で差し出してください。
そして目上の人が受け取った後に、目下の人が受け取るようにしてください。
目上の人より先に名刺を受け取るのは失礼にあたります。

カフェでの打ち合わせ

準備
少なくとも20分以上前には余裕を持って入店しておく
先方が喫茶店やカフェに入ってくるのが見えたら席を立って迎えるようにしましょう。

なぜ準備するのか
きちんとすることであなたの印象も良くなり打ち合わせもスムーズに進む

席選び

下座に座るが基本
お客様が来たら、上座の席をおススメすることはマナーであり定石。
上座と下座の決め方は、入り口より遠い席が上座。
自分は出入り口に近い下座に座わる。

「上座」より「快適性」を優先
差し込む日差しでまぶしい席など、商談時間のタイミングやカフェの運営状況によって、上座の快適性が損なわれている場合もある。
そのためマナーマニュアル上の上座順位ではなく「どの席が一番快適であるか」を基準にしてお客様に座って頂く席を案内すべき。

落ち着いて打ち合わせができる位置
出入り口から遠い場所「角・奥・広め」のテーブル席を選ぶ。
理想は、壁際にある「半個室」のような、敷居で囲まれた広めのテーブル席。
出来れば端の席が理想です。
両側にお客さんがいるような間に挟まれた席です。
カフェやファミレスなど、ある程度周りの人の声がしている方がやりやすかったりします。
カフェによってはテーブルが狭くて飲み物を置いたらPCや資料を広げるスペースが無いということもあります。

注文

注文を揃えるのがマナー
基本は「何になさいますか。」と声をかけ「アイスコーヒー」なら、店員さんに「アイスコーヒー2つお願いします。」ということ。
「では、ホットコーヒーでよろしいでしょうか。」と一応訪ねてから注文する。

何を頼めばいいか
喫茶店やカフェで待ち合わせて打ち合わせする際は、本来はコーヒーか紅茶、もしくは相手が選んだものを頼むようにします。

相手より高額なメニューの注文は避ける
相手が安い料金のメニューを頼んだのに、あなたが高い方を注文するのもマナー違反。また上司より高い飲みものは頼んではいけません。

打ち合わせ

メモ帳を利用する
金額を決める場合など、周囲に聞かれたくない情報をお客様に伝えなければならない場面
A5サイズ以下の小さめのメモ帳とペンを持参しておいて、そのメモ帳に情報を記入してご覧頂くことをオススメします。

支払い

年齢に関係なく、お客様であることには変わりありませんので、基本的には毎回あなたが支払う。

お客様と直接お会いする場合
お客様がこちらに来ていただける場合は100%こちら負担。
お客様の指定の場所で、というのであれば会計のタイミングが難しい。
お客様としては「お願いする」という意識でしょうから、こちらが支払うことを良しとしない。
一応甘えておいて、別の機会に埋め合わせる。

お互いビジネスパートナーである場合
外でというのであれば完全割り勘。
どちらがその場所を選んだかにもよりますがあくまで対等。

依頼主であれば支払う
受け側であれば自分の分を出します。
親密度によりますしその人によると思いますよ。
お会計になった場合、ビジネスが身についている人であれば、伝票をススっと持ちますし、あきらかに年上なのに、時間稼ぎして伝票持たない人もいます。
お会計して、お店を出て、よろしくと挨拶して、頭をさげる。
ここまでが打ち合わせ完了のビジネスだと私は思います。

接待

なぜ接待しなければいけないのか
意外と接待の場で仕事が決まっていくのが現実です。
相手に気持ち良い時間を過ごしてもらうよう工夫する。
場所や接待方法などは、相手の好みに合わせる、もしくは、自分の好みに走らない無難なものを用意する。

クライアントの予定優先
接待日はクライアントの都合の良い日時を選ぶ。

日ごろからクライアントの好みを把握しておく
接待はクライアントの好みが基本になるので、お酒を飲む人か飲まない人か、たばこを吸う人か吸わない人か、食の好みに気を遣いクライアントに適したお店を探す。

店選び
失礼のないような、ある程度の高級感のあるお店を選ぶ。
そういうときのお店のランクが低い印象だと、接待の相手のことを下げるような意味にも取らえられる。
そして、高級感があっても、うるさくない、下品でない等の、常識的な部分にも注意を測る。
お店選びのポイントはあんまりに賑やかすぎるところは控える。

先方から近く来やすいロケーションの店を選ぶ
店選びのポイントは先方から比較的近く無理なく来ていただける距離にあるということ。
主役は接待する相手ですから、先方にとっての利便性を最優先しなければなりません。
ありがちなのが、自分の会社に近く、何度も利用していて「お勧め」と思える店を選んでしまうこと。
自社に近く先方から遠い店を選んだのでは、失礼というだけでなく、先方に実質的な迷惑をかけてしまう。

気配りする
話題が途切れた時に自分から話題をふる。
訪問後はなるべく早めにメールでお礼をします

身内のことはたとえ上司でも敬語を使わない。
人に注意してされたらありがとうと答える。

食事

食事法のマナー
食事の場でもあくまでも仕事です。
うるさくて相手の声が聞こえないで話になりません。
予算が許すなら個室があるお店が望ましい。
「親近感」と「なれなれしい」の、境界線をしっかり意識し、節度をわきまえる。また、自分の食事の仕方も、箸の持ち方や、お椀の持ち方、魚の食べ方など、最低限のマナーは頭に入れておく。

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