作業効率化

2018/09/02

始めに

先延ばしにしている要因
やらなければならないことの前にハードルがたくさんあるから。
タスクが山積みだとやりたいことをやるのがかなり億劫になる。

対策

イヤな事はやりだすとイヤではなくなる
気の重いタスクを片付けるには少しだけでも始めてしまうとさくさく進む。

ある行動を終えたら次回のために環境を整える
リセットされた状態であればやらなくてはならない事が整理され、まよわずすぐに始めることができる。

休む

無理にでも何も考えない時間をつくる
インターネットとテクノロジーの進化で、仕事の事を全く考えない環境に身を置く事が難しい。気分の切り替えして集中力をたもつ

マルチタスク

マルチタスクが時間汚染をうむ
SNSを見ながら勉強する、音楽を聴きながら仕事をする、スマホを見ながら食事をする・・・。複数の作業を同時に行うながら作業は効率アップの大敵
細切れに作業をするせいで大きな時間の流れがバラバラに断ち切られ、結果として感覚がおかしくなってしまう。

基本マルチタスクは不可能
常に3つのことを考えるというのはほとんど不可能。
タスクが複数ある場合は、時間を区切ってそれぞれの一つずつのタスクに集中する事で、短時間ですべてを終わらせる。

脳にストレスがかかる
ある作業から別の作業へ何度も注意を切り替えると、その度に時間に対するプレッシャーは増え、常に時間に追われているように感じてしまう。

現代人がひとつの作業に集中して取り掛かれる時間はたったの15分
他のことをしながら作業をした場合、脳の回転や集中力など、全ての面で生産性は40%下がり、ひとつの作業を終えるのにかかる時間と作業ミスが起きる確率が50%増えてしまいます。

常に1つの仕事のことだけ考える
マルチタスクを行っていると思い込んでいるのは1つずつの作業を素早く行い、素早く切り替え、連続してつなげているから。
Aの仕事をしているときはAのことだけ考えて、仕事に集中する。
その仕事に一区切りがついてBの仕事に移るときには、頭の中を切り替える。
つまり、頭の中にあるのは常に1つの仕事のことだけ。

タスク管理

あなたの時間不足は「錯覚」です
やりたいことをやるだけの時間があるし、実際には毎日の作業をこなすだけの能力を持っているのに、物理的な時間が足りていないかのように思い込んでいるだけ。

やることが多すぎて何から手をつけていいかわからないとき
やることがあり過ぎて、どこから手をつければいいのかわからなくなってやる気がうせる。
何から手をつけるべきかが見えてきて仕事がしやすくなる。

まずは深呼吸やコーヒーブレーク
やることが多すぎている状況ですので、ここで5分落ち着いたとしても、状況は悪化しません。それよりも、落ち着いて冷静になる時間を取るほうが重要です。
やることが多すぎて何から手をつけていいかわからない状況ということは、パニックになっているということ。パニックになっている状況では正しく整理ができないので、心を整えましょう。まずはそれを認識する。

仕事を分解して作業の洗い出し
その日のうちにやるべきことをタスクリストに分解して書き出してみる。
・できるだけ細かく
・大きいタスクは細分化して書いたほうが良い。
・細分化すると期限が異なることに気づいたりします。

可視化する
それぞれの仕事について細かい進捗状態や課題などを目に見える形で記録する。

相手がいるタスクを分類する
自分だけの作業で終わるのか、相手とのやり取りが発生する作業なのかを切り分けてください。相手とのやり取りが発生するタスクは、自分が思っているように進まないこともあります。
自分がなるべくボールを持っている時間は短くする。

優先順位(段取り)をつける
一つの案件を行っている時に別件が入ってきたら、今行っている案件とどっちが先かを判断する。
たとえ途中で脱線しても頭の中を整理されているので戻るべき本線を見失わずに済む。
・緊急度でタスクを分類する
・いつ期限がくるか視覚的に分類してください
・期限が明確ではないものがあった場合は確認して明確にする

実はやらなくてもいいタスクを分類する
実は重要ではないやらなくてもいいんじゃないかというタスクは常に潜んでいる。
タスクとして挙がった段階では必要だと思っていたが、いま考えると必要ないというものがあるので思い切って断捨離する。

徹底したタスク管理で常に1つの仕事のことだけ考える
仕事に取りかかる前にその日のタスクを着手する順番に並べ替えておき、あとはこの順番に沿って脇目もふらずに後は順にこなして行くだけ。

時間配分をする

お願いできるタスクはお願いする
分類、タスクも捨てました、時間配分もした、でも絶対終わらない。
そんなときには上長、同僚、部下誰でもいい協力を求めましょう。
まずは状況の説明をして、整理したタスクの内容を見せて、協力を求めましょう。

対策

タイマーを使う
タイマーの間隔はひとつの作業につき30分を超えないように設定しておく。
どんなに調子がよいときでも、タイマーが鳴ったら必ず作業を切り替える
マルチタスクは集中力低下の原因となり、常に時間に追われている感覚を生み出す

タスクがでたらその時に記録する
やることをリストしておけばいちいち思い出さなくても頭の片隅に置く必要がなくなるので身の前の作業に集中することができます。
タスク管理は手帳やスマホが完璧にしてくれているという安心感が、仕事への集中力を生んでくれる。

設備投資

セカンドモニタを使う

テンプレートを利用する
デザインテンプレートを作り、次回一から作らない

スペニットを利用する
よく使うコードは保存しておくと、次に使うときはクリックやコピペするだけで再利用できるので便利です。

ショートカットを利用する

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